برای اینکه بتوانیم شنونده را از خود راضی نگه داریم به چه نکاتی باید توجه کنیم؟، مخاطبان، راهنمای شما در تماس‌های حرفه‌ای هستند. آن‌ها با عکس‌العمل‌هایشان شما را راهنمایی می‌کنند و از انرژی که برای جلسه می‌گذارید آگاهند. در اینجا چند نکته وجود دارد که باید از آن‌ها آگاه باشید.
زبان بدن
استفاده از دست‌هایتان به هنگام صحبت کردن کار خوبی است. هرچه بیشتر از اندام هایتان استفاده کنید بهتر ارتباط برقرار می‌کنید و زمانی که ارتباط بهتری بگیرید دامنه صوتی بهتری از خود منعکس می‌کنید. تنها ۷ ٪ از یک پیام با استفاده از کلمات منتقل می‌شود. ۳۸ ٪ به شیوه‌‌ی ادای این کلمات بستگی دارد و ۵۵ ٪ از طریق زبان بدن منتقل می‌شود.
ارتباط غیرکلامی
صداهای غیر کلامی از جمله خنده، آه و صدای نفس بریده شما راه‌هایی برای نفوذ و تشویق شنونده هستند. به همین ترتیب، تامل کردن و تاکید بر برخی کلمات مشخص می‌تواند بر پذیرش شنونده همان گونه که در بالا اشاره شد، تاثیر بگذارد.
حالت خوب بدن
بله، درست متوجه شدید. ژست شما هنگام صحبت کردن با تلفن بسیار مهم است. برای رسیدن به دقیق‌ترین صدا، گوشی را کمی دور از دهان خود قرار دهید و به یاد داشته باشید، ریه‌های شما وقتی روی صندلی ولو می‌شوید نمی‌توانند درست پر شوند که این امر بر لحن شما تاثیر منفی می‌گذارد. بنابراین صاف بنشینید.
هرگز تماس مخاطب را به حالت انتظار قرار ندهید
این کار بی‌نزاکتی است که مخاطب خود را در حالت انتظار مکالمه قرار دهید. اما اگر کار ضروری پیش آمد و مجبور بودید تماس را به حالت انتظار نگه دارید، سعی کنید این مدت زمان 20 تا 30 ثانیه بیشتر طول نکشد.
از سناریوهای تمرین شده استفاده کنید
سناریوهای مذاکره تلفنی برای تمرین شما مناسب هستند ولی قبل از مکالمه چند چیز را در ذهنتان مرور کنید:
کلیشه‌ها را پایان دهید
از عبارات کلیشه ای بپرهیزید.
ما حتما به شما خدمات خوبی ارائه خواهیم داد
ارتباط ما یک ارتباط برد-برد است و …
به جای این جملات کلیشه‌ای خیلی ساده و با زبان محاوره صحبت کنید. فکر کنید با یک دوست صحبت می کنید.
طرز صحبت کردن‌تان را اصلاح کنید
اگر برای حرف زدن یک سناریو به شما می‌دهند آن را متناسب با واژگان و طرز صحبت کردن خودتان اصلاح کنید.
کلمه به کلمه را نخوانید
بسیاری از فروشندگان متن دارند، اما مستقیما از روی آن‌ها کلمه به کلمه نمی‌گویند. بلکه از آن به عنوان راهنما استفاده می‌کنند،اینگونه خیلی طبیعی‌تر به نظر خواهند رسید.
احتمالات را پیش بینی کنید
اگر خط یک مشتری شلوغ است و یا امکان پاسخگویی ندارد آماده باشید تا هر چه سریع‌تر به افراد دیگری زنگ بزنید. برای مثال، اگر یک مشتری می‌گوید: درحال حاضر وقت ندارم. بگویید: آیا امکان دارد تنها ۳۰ ثانیه وقتتان را بگیرم تا توضیح بدهم برای چه چیزی زنگ زده‌ام؟
اگر آن ۳۰ ثانیه برای مشتری جذاب بود می توانید توضیح‌تان را ادامه دهید.
